luckyea77 (luckyea77) wrote,
luckyea77
luckyea77

Корпоративный портал помог нам автоматизировать бизнес-процессы



Сергей Шанаев, директор по развитию бизнеса Rambler Group, рассказывает о том, как компания создавала свой внутрикорпоративный информационный портал, и отвечает на вопрос, как с помощью него можно эффективно решать задачи внутренних коммуникаций, автоматизировать работу кадровой службы, наладить поиск и обмен оперативной информацией между подразделениями, а также существенно сократить время на выполнение повседневных рабочих задач.

А нужен ли вам интранет?


Мы представляем собой объединенную группу совершенно самостоятельных бизнес-юнитов. В структуру холдинга входят объединенная сеть кинотеатров «Синема Парк» и «Формула Кино», онлайн-кинотеатр Okko, издательская группа «Азбука-Аттикус», более 30 ведущих медиаресурсов и сервисов страны.

Несмотря на децентрализованную систему управления, все бизнес-юниты должны работать как единый организм. Нас более 2 тысяч человек, с разными задачами и интересами. Это вызывает сложности в коммуникациях. Даже на уровне простых вопросов о том, как связаться с коллегой, как понять, где он сидит в офисе.

Мы понимали, что нужен единый канал для информирования сотрудников об организации внутренних процессов компании, позволяющий избежать длинной цепи действий для оформления заявлений на отпуск, получения справок из отдела кадров и так далее.

Внутри компании был запрос на оптимизацию трудозатрат при выполнении рутинных операционных задач. Например, такие направления работы отдела кадров, как заявления на отпуск, открытие вакансий, заявки на подбор персонала, требовали большей автоматизации.

Первоначально мы ставили себе задачу объединения сотрудников и создание единой общедоступной информационной платформы, где можно было обмениваться полезной информацией, узнавать новости компании, поднимать важные темы из корпоративной жизни и организации жизнедеятельности в офисе. Следующий шаг — автоматизировать операционную деятельность обеспечивающих подразделений.

Мы проанализировали имеющиеся на рынке решения и поняли, что ни один из существующих продуктов не позволяет полностью решить наши задачи. Мы знали, чего хотим. У нас было четкое понимание наших потребностей и ресурсы для решения этой задачи самостоятельно. Так собрав все «за» и «против», мы решили создавать собственный продукт.

От оценки бизнес-процессов до автоматизации

Мы начали с оценки данных для автоматизации бизнес-процессов. Нам предстояло решить, какие процессы мы можем автоматизировать. В первую очередь речь шла об электронных сервисах, которые позволяли бы с минимальными временными затратами работать над созданием и подписанием заявлений, всевозможных заявок на изготовление справок по линии отдела кадров.

Не менее обширный пласт задач лежал в сфере HR и кадрового делопроизводства. Нам предстояло автоматизировать такие рутинные процессы, как ведение вакансий, найм и увольнение сотрудников, оценка компетенций специалистов, адаптация новых членов коллектива.

Мы в том числе рассматривали возможность автоматизации проектной деятельности. Необходимо было создать витрину проектов и автоматизировать еженедельную отчетность по ним.

Цифры и факты

На старте проекта мы измерили трудозатраты на выполнение задач до автоматизации. Были проведены опросы всех департаментов, чьи бизнес-процессы планировалось затронуть.

В качестве примера возьмем расчет трудозатрат на подписание заявления на отпуск. Мы предлагали заполнить анкету со следующими вопросами:

Сколько времени требуется на поиск шаблона заявления и его заполнения?

Сколько в среднем требуется времени, чтобы «поймать» всех согласующих для получения подписи?

Сколько времени в среднем уходит на обсуждение и согласование дат отпуска?

Сколько раз в среднем в год сотрудники компании ходят в отпуск?

Имея все параметры можем рассчитать суммарные трудозатраты в год по компании по следующей формуле:

трудозатраты ДО = (Tс*Кп+То)*Кс*Ко , где

To — время на оформление заявления,

Тс — время на каждое согласование,

Кп — количество подписантов,

Кс — количество сотрудников компании,

Ко — среднее количество отпусков в год на сотрудника.

Измерение трудозатрат на те же действия после автоматизации позволит определить эффективность внедренной системы. В нашем случае математика сошлась. Автоматизация гарантировала существенную экономию на операционных затратах.

Разработка и внедрение коробочного решения


В процессе разработки решения мы составили карту портала, опираясь на несколько главных модулей системы.

Основной модуль

Основной модуль носит информационный характер. Он должен решать задачи коммуникации внутри компании, способствовать автоматизации сервисов для сотрудников, а также решать вопросы навигации по бизнес-юнитам. В основной модуль входила разработка главной страницы и главного меню портала.



Интерфейс портала

Здесь можно посмотреть профили сотрудников, воспользоваться различными сервисами – заказать визитки, оформить пропуск для автомобиля, создать заявление на отпуск, запросить справки в отделе кадров. Мы разместили в этом разделе карту офиса, а также сервис по бронированию переговорных комнат. В отдельный раздел вынесены корпоративные материалы – реквизиты, шаблоны официальных бланков компании, важные корпоративные документы.

HR-модуль

Модуль HR управляет электронным документооборотом и автоматизирует управление различными кадровыми процессами компании — найм и увольнение сотрудника, процесс подбора персонала, оценку его деятельности.



В модуль включена CRM для HR-отдела, а также блоки по оценке сотрудников, «Наниматор/Увольнятор», кадровые заявки.

Витрина проектов

Витрина проекта представляет собой базу всех проектов, которые ведутся в компании. Основной целью при создании раздела был сбор полной информации о каждом проекте, его команде и предоставление доступа к материалам. В зависимости от уровня доступа тот или иной участник может управлять рисками и контролировать сроки выполнения задач.

В этом модуле представлены карточка проекта, проектная отчетность, а также опция по добавлению ссылок в ПО на проектную деятельность.

Оценка бизнес-процессов после автоматизации

Через год после внедрения системы мы решили оценить эффективность, измерив те же показатели бизнес-процессов, но уже с использованием интранета. Для этого мы вновь провели опрос и расчеты, которые делали перед разработкой системы.

Для оценки результатов мы почитали суммарные трудозатраты, вычислили разницу между показателями «до» и «после», определили среднюю сумму, в которую обходится сотрудник в час для компании, и рассчитали итоговую финансовую экономию, используя формулу ниже.

экономия в год = (ТрД-ТрП)*ЗП , где

TрД — трудозатраты, рассчитанные до внедрения,

ТрП — трудозатраты, рассчитанные после внедрения,

ЗП — средняя зарплата по компании.

Результаты и выводы

Результаты использования собственного интранета говорят сами за себя. Ниже приведены показатели некоторых бизнес-процессов после внедрения системы.

Экономия на поиске информации составила 12 миллионов рублей в год. Затраты на поиск общей информации по проектам сократились на миллион рублей в год. Экономия на затраты по осуществлению контроля проектов составила 3,5 миллиона в год. Показатели HR-процессов также впечатляют, на оформлении отпусков мы сэкономили 1,8 миллиона, на оформлении заявок на подбор и прием сотрудников экономия составила 1,8 миллиона и миллион в год, соответственно.

Таким образом, суммарная экономия по рассчитанным параметрам составила более 20 миллионов рублей в год.

Еще один значимый фактор в пользу коммерческой эффективности этого проекта для нас кроется в том, что мы также реализуем данный кейс на базе сторонних компаний. Фактически наша команда строит интранет «под ключ» для внешних заказчиков. В настоящее время мы работаем с рядом крупных партнеров по этому направлению. Поэтому, помимо внутренней экономии на операционных затратах, в копилку проекта добавляются реальные деньги за нашу экспертизу и практическую реализацию существующих у нас наработок.

Практические советы

Проанализируйте существующие у вас бизнес-процессы.

Оцените финансовую выгоду от внедрения внутренней информационной системы.

Просчитайте затраты на ее разработку и интеграцию. Не исключено, что будет проще воспользоваться существующими на рынке решениями.

Сформулируйте техническое задание с учетом ожиданий ключевых внутренних заказчиков.

Будьте готовы к компромиссам в случае возникновения непредвиденных технических багов.

Не стесняйтесь обращаться к существующему на вашем и смежных рынках опыту.

В случае успешной реализации проекта, не бойтесь делиться экспертизой. Это позволит не только укрепить вашу репутацию экспертов, но и дополнительно заработать, если ваша бизнес-модель этому не препятствует.

Tags: работа, технологии
Subscribe

Posts from This Journal “работа” Tag

promo luckyea77 june 21, 2015 20:04 27
Buy for 10 tokens
В этой записи я буду давать ссылки на посты с лекциями и уроками в этом блоге: Учебные материалы и тесты: Дистанционное образование Правила дорожного движения 11 ресурсов для бесплатного образования Сайты для обучения программированию Игры, в которых нужно писать код: Grid Garden, Elevator…
  • Post a new comment

    Error

    default userpic

    Your IP address will be recorded 

    When you submit the form an invisible reCAPTCHA check will be performed.
    You must follow the Privacy Policy and Google Terms of use.
  • 0 comments